電子帳簿保存法への対応ガイド
メールで届いたPDF請求書・Amazonの領収書・クラウドサービスの請求書などを紙に印刷して保管することはNGです。電子のまま保存する必要があります。
電子帳簿保存法とは（3つの区分）
電子帳簿保存法は「帳簿・書類をどう保存するか」のルールです。3つの区分があり、それぞれ義務・任意が異なります。
| 区分 | 内容 | 義務 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 仕訳帳・元帳などをアプリで作成し電子保存 | 任意 |
| ② スキャナ保存 | 紙の領収書・請求書をスキャンして電子保存（原本破棄可） | 任意 |
| ③ 電子取引データ保存 | メール添付PDF・Web請求書等、最初から電子の書類を電子保存 | 義務（2024年〜） |
Adobe・Slack・AWS・クラウド会計ソフト等のWeb請求書や、メールで届くPDF請求書は③の対象です。
AiXcelの対応状況
| 区分 | AiXcelの状況 |
|---|---|
| ① 優良な電子帳簿 （青色申告特別控除の上乗せ） |
Pro：訂正削除履歴・検索・相互関連性に標準対応
Free/Standard：要件未充足 Proプランは訂正削除履歴の保存・検索・帳簿間の相互関連性・証憑7年保存に標準対応します（特別な設定は不要）。タイムスタンプ・スキャナ保存・JIIMA認証は対象外です。 アプリ側の対応だけでは控除は取れません。「優良な電子帳簿」として申告するには、税務署への届出書の提出と、その年の1月1日からの運用が必要です（どちらも利用者側の手続きです）。届出書を無料で作成する → 欄ごとの書き方を見る → |
| ② スキャナ保存 （紙の原本破棄） |
タイムスタンプ 未対応 紙の領収書・請求書は原本を別途保管してください |
| ③ 電子取引データ保存 （義務） |
Pro：証憑(画像・PDF)を7年保存
Free/Standard：別途保管が必要 Proプランは「証憑管理」機能でアップロードしたレシート画像・PDFを7年間保存します（電子取引データ保存に活用可）。PDFは受け取ったファイルのまま、画像は内容が読める大きさに縮小して（WebP形式）保存します。Free/Standardプランは解析後に画像・PDFが削除されるため、別途Google Drive等で7年間保管してください。いずれも事務処理規程の整備が必要です。 |
システム概要書（システム関係書類）
電子帳簿保存法「優良な電子帳簿」の要件であるシステム関係書類の備付けに相当する書面です。税務調査の際は、この概要書と操作マニュアル（使い方ガイド）を備え付け書類としてご利用いただけます。
1. システムの概要
AiXcel は個人事業主・フリーランス向けのクラウド会計システムです。取引は複式簿記エンジンで仕訳として記録され、仕訳帳・総勘定元帳・青色申告決算書（損益計算書・貸借対照表）を自動生成します。データはクラウドのデータベースに保存されます。
2. 訂正・削除の履歴の保存
取引の作成・更新・削除・復元・完全削除はすべて監査ログに自動記録されます（操作日時・変更前後の内容・IPアドレスを保持）。記録は元データを削除しても残り、訂正・削除の事実と内容をあとから確認できます（特別な設定は不要で常時記録）。
3. 検索機能
取引一覧から、取引年月日（範囲指定）・金額（範囲指定）・取引先・勘定科目・摘要で検索できます。これらは組み合わせて指定できます（AND検索）。
4. 帳簿間の相互関連性
各仕訳には一意の仕訳No.が付与され、仕訳帳と総勘定元帳の双方に表示されます。同じ仕訳No.をたどることで、帳簿間の記録の関連性を確認できます。証憑（レシート画像・PDF）は取引と紐づけて保存され、相互に参照できます。
5. データの保存・バックアップ
仕訳データはクラウドDB、証憑ファイルはクラウドストレージ（Cloudflare R2）に保存します。Proプランは証憑を、法令上の保存期間（その年分の確定申告期限の翌日から7年）が終わるまで保存します。
6. 操作説明書
操作手順は使い方ガイド・操作マニュアルに掲載しています（取引入力・検索・帳簿/決算書の出力・各種設定）。
※ 当システムは JIIMA認証は取得していません。「優良な電子帳簿」として申告する場合は、事前の届出書の提出や課税期間を通じた要件の充足など、利用者側の手続き・運用が必要です。適用可否の最終判断は所轄税務署・税理士にご確認ください。
③ 電子取引データ保存の対応方法（今すぐできる）
タイムスタンプがなくても、「事務処理規程の整備」で③の義務をクリアできます。国税庁が認めた方法です。
- 事業主氏名（あなたの名前）
- 電子取引データの保存場所（例：AiXcel / Google Drive / 指定フォルダ 等）
- 作成日・施行日
記入後、印刷または PDF として7年間保管してください（税務調査で提示を求められる場合があります）。
- Proプラン：AiXcelの「経費入力（AI解析）」からPDF/画像をアップロードすると、証憑管理機能で7年間保存されます（PDFは受け取ったファイルのまま、画像は内容が読める大きさに縮小して保存。元の画像ファイルも残したい場合は別途保管してください）。日付・取引先・金額がデータ化されるため検索要件もクリアできます
- Free/Standardプラン：AI解析後にアップロードした画像・PDFは削除されます。電子取引データの原本はGoogle Drive・Dropbox等で別途7年間保管してください
- 紙で受け取った書類はスキャンしてアップロードできますが、紙の原本も7年間保管してください（②スキャナ保存の要件は満たしていないため）
税務署への届出は不要です。事務処理規程を整備し、それに従って運用するだけです。
よくある質問
Q. 事務処理規程は税務署に提出するの？
いいえ、提出不要です。社内（個人事業主の場合は手元）で保管し、税務調査の際に提示できる状態にしておいてください。
Q. 既に紙に印刷して保管してしまった電子取引データはどうする？
2024年1月以降のデータについては、できる限り電子データも保存するようにしてください。過去分については、国税庁が「やむを得ない事情」として一定の猶予を設けていますが、早めに電子保存に切り替えることを推奨します。
Q. AiXcelにアップロードしたレシート画像は証拠として使える？
タイムスタンプ付与は未対応のため、スキャナ保存（②）の要件は満たしません。Proプランは訂正削除履歴を常時記録しますが、電子帳簿保存法上の正式な証憑としての最終的な要件充足については税理士・所轄税務署にご確認ください（利用規約 第10条の2参照）。紙の領収書は原本を保管してください。
Q. 65万円控除はどうすれば取れる？
まず土台として、複式簿記による記帳と貸借対照表・損益計算書の作成、期限内の申告が必要です。AiXcelでは次のプランで出力できます。
- 仕訳帳・総勘定元帳：Proプラン
- 青色申告決算書（貸借対照表含む）：スタンダード以上
そのうえで必要なものが、年分によって変わります。令和8年度税制改正で青色申告特別控除の段階が組み替えられたためです。
| 年分 | 最大の控除額 | 上乗せに必要なもの |
|---|---|---|
| 令和8年分まで （2026年分・2027年春の申告） |
65万円 |
次のどちらか。 ・e-Taxで電子申告する（事前の届出は不要） ・「優良な電子帳簿」で保存する＋税務署へ届出書を出す |
| 令和9年分から （2027年分・2028年春の申告） |
75万円 |
e-Taxでの電子申告が必須になります（これで65万円）。 さらに「優良な電子帳簿」＋届出書を満たすと75万円。 |
いまは「e-Tax」か「優良な電子帳簿＋届出書」のどちらかで65万円ですが、令和9年分からは e-Tax が必須になり、優良な電子帳簿は75万円への上乗せ要件に変わります。紙で提出する場合は最大55万円です。
詳しくは青色申告75万円控除の解説をご覧ください。
作成した書類の数字を、ご自身で国税庁「確定申告書等作成コーナー」に入力していただく形になります。どの数字をどの欄に入れるかは、青色申告決算書のExcelに「作成コーナー転記ガイド」シートとして同梱しています。
※ Freeプランは65万円控除に必要な決算書・複式帳簿の出力に対応していません。最終的な要件充足の確認は税理士・所轄税務署にお問い合わせください。
Q. スキャンした領収書の紙原本は捨てていい？
当サービスではスキャナ保存（②）の要件（タイムスタンプ等）を満たしていないため、紙原本は捨てないでください。7年間保管してください。
参考リンク
当ページは一般的な情報提供を目的としており、個別の税務判断・法的アドバイスを行うものではありません。